Política de tratamiento de datos

Política de Tratamiento de Datos Personales

Objetivo y marco legal

ILUMINACIONES TECNICAS S.A.S, en adelante ILTEC o la Compañía, está comprometida con la privacidad, la seguridad y el respeto por los derechos de sus clientes, proveedores, colaboradores y terceros en general. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales ILTEC recolecta, almacena, usa, circula y protege la información personal de los titulares con quienes se relaciona, incluida la información gestionada a través de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y demás herramientas tecnológicas de la Compañía.

Esta política se ha diseñado en estricto cumplimiento del artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 (para datos financieros y crediticios), la Ley 1273 de 2009, la Ley 1480 de 2011 —Estatuto del Consumidor—, la Ley 2300 de 2023 («Ley Dejen de Fregar») y la Resolución CRC 5050 de 2016 y sus modificaciones, que regulan el Registro de Números Excluidos (RNE) administrado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), las Circulares Externas 002 de 2015 y 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y las demás directrices de la SIC, incluyendo el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Alcance y cumplimiento corporativo

La protección de la información es una responsabilidad compartida. Por ello, el cumplimiento de esta política es de carácter obligatorio para todo el equipo de colaboradores de ILTEC, así como para contratistas, proveedores y cualquier tercero que trate datos personales en representación de la Compañía. Consecuencias del incumplimiento: Fomentamos una cultura de protección y confidencialidad. El manejo indebido de los datos personales o el incumplimiento de estas directrices se considerará una falta grave a los compromisos adquiridos con la Compañía. Dependiendo de la relación contractual, esto podrá derivar en sanciones disciplinarias (incluyendo la terminación del contrato laboral por justa causa, según el Código Sustantivo del Trabajo), terminación de relaciones comerciales y las acciones legales pertinentes por los perjuicios causados.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ILTEC, dirigida al titular, para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento que se dará a sus datos personales, en los casos en que no sea posible poner la política completa a su disposición.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, incluidas las bases administradas por ILTEC a través de su ERP, CRM o cualquier otro sistema de información.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.

Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados:

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Mercadeo, publicidad o comunicaciones comerciales: Actividades dirigidas a informar, promocionar u ofrecer productos, servicios, campañas, eventos o novedades de ILTEC a través de cualquier canal físico, telefónico, electrónico o digital, incluidos los administrados desde el ERP o el CRM de la Compañía.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
Transferencia: Envío de datos personales por parte de ILTEC, como Responsable o Encargado del Tratamiento, a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, que a su vez se convierte en Responsable del Tratamiento de dichos datos.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable (por ejemplo, cuando el proveedor del ERP o de plataformas de mercadeo aloja o procesa la información en nombre de ILTEC).
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Principios para el tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principios relacionados con la recolección de datos personales

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización de la recolección o uso de su información. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
Principio limitación de recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principios relacionados con el uso de datos personales

Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales. Principios relacionados con la calidad de la información
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

Principio de seguridad: Cada persona de ILTEC deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

Al titular del dato.
A las personas autorizadas por el titular del dato.
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:

Al titular del dato.
A las personas autorizadas por el titular del dato.
A las personas que por mandato legal u orden judicial se les debe remitir información del titular del dato.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Responsable del tratamiento

Razón social                         ILUMINACIONES TECNICAS SAS
NIT                                          890.302.906-3
Domicilio principal               Calle 16 # 12 – 29 Cali, Valle
Correo electrónico               protecciondatos@iltec.co
Teléfono de contacto           602 884 5555

Derechos de los titulares de los datos

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Obtener copia de la autorización salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que ILTEC les ha dado a sus datos personales.
Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de ILTEC se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
Conocer si sus datos personales están siendo utilizados con fines de mercadeo, publicidad o envío de comunicaciones comerciales, y oponerse o revocar dicha autorización en cualquier momento, de forma gratuita y sin necesidad de justificación, sin que ello afecte la ejecución de la relación contractual ni la prestación del producto o servicio adquirido.
Ser excluido de las bases de datos utilizadas para el envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o de mercadeo, a través del mecanismo de exclusión (opt-out) dispuesto en cada comunicación o mediante solicitud remitida a protecciondatos@iltec.co

Deberes de INFORMAR de cuándo obra como responsable del tratamiento de datos personales

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que ILTEC está obligada a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

Deberes de ILTEC respecto del titular del dato

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Deberes de ILTEC respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento (Ley 1273 de 2009).
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes de ILTEC cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado para suministrar a terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Suscribir con los proveedores de tecnología que traten datos personales por cuenta de ILTEC —incluido el proveedor del ERP, del CRM o de las plataformas de envío de comunicaciones— los acuerdos o cláusulas de tratamiento de datos que impongan las obligaciones de confidencialidad y seguridad previstas en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

Deberes de ILTEC respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de ILTEC cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales

Si ILTEC realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el responsable del tratamiento está autorizado para suministrar a ILTEC los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se establece en el presente reglamento.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

De la autorización

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de ILTEC. En segundo lugar, se debe obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Para el efecto, se debe utilizar el formato de vinculación que ha diseñado ILTEC para la recolección de los datos personales o a través de los siguientes medios: por escrito o mediante canales automatizados. Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.

Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ILTEC en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legitimas cumpliendo la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso y circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.

Aspirantes y colaboradores:

Etapa de Atracción y Selección (Aspirantes): Realizar el proceso de selección, contactar a los candidatos, validar antecedentes (judiciales/disciplinarios) y evaluar el ajuste al perfil requerido.
Etapa de Contratación y Vinculación: Elaboración del contrato de trabajo, apertura de la carpeta laboral y cumplimiento de las obligaciones de ley para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, AFP, ARL) y Caja de Compensación Familiar (subsidio familiar). Procesamiento del pago de salarios, comisiones, bonificaciones y liquidaciones. Cumplir con la declaración y pago de aportes de seguridad social. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones. Gestión de reservas, tiquetes, alojamiento, seguros de viaje (si aplica) y demás trámites relacionados con los desplazamientos laborales.
Área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST): Profesiogramas y conceptos de aptitud de los exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y egreso). Historias clínicas ocupacionales, reportes de condiciones de salud, restricciones, reubicaciones o recomendaciones médicas.

Proveedores:

Realizar el proceso de vinculación del proveedor, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de la Compañía.

Clientes:

Establecer y mantener la relación contractual, enviar cotizaciones, ejecución de contratos, y prestación de servicio posventa o soporte técnico.
Creación del cliente en el ERP, emisión de facturación electrónica, gestión de cartera y pagos, y reportes de información exógena ante la DIAN.
Análisis de capacidad de pago, estudio de títulos y verificación de referencias comerciales o financieras antes de otorgar cupos de crédito. Consulta a las entidades de riesgos, en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
Enviar, a través del ERP, del CRM y demás herramientas tecnológicas de ILTEC, comunicaciones comerciales, publicitarias y de mercadeo relativas a campañas comerciales actuales y futuras, promoción y lanzamiento de productos y servicios, boletines informativos (newsletters), invitaciones a eventos o ferias, y demás contenidos de interés comercial, a través de cualquier canal (correo electrónico, mensaje de texto —SMS—, llamada telefónica, WhatsApp u otra mensajería instantánea, notificaciones, redes sociales o correo físico), siempre que el Titular haya otorgado la autorización específica prevista en el numeral 9 de esta política, sin perjuicio de su derecho a solicitar en cualquier momento la exclusión de estas comunicaciones conforme al numeral 11.
Recepción, gestión y respuesta a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias radicadas, así como el envío de encuestas de satisfacción.
Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.

Tratamiento de datos personales con fines de mercadeo, publicidad y comunicaciones comerciales

Con el propósito de robustecer la gestión comercial de ILTEC a través de su ERP y de dar cumplimiento a la normativa vigente, las comunicaciones de mercadeo, publicidad o relacionamiento comercial que ILTEC dirija a sus Titulares se sujetarán a las siguientes reglas:

Carácter facultativo: La autorización para recibir comunicaciones comerciales, publicitarias o de mercadeo es independiente y facultativa. Su otorgamiento o negativa no condicionará la celebración o ejecución de ningún contrato, ni el acceso a los productos o servicios ofrecidos por ILTEC.
Canales: Previa autorización, ILTEC podrá contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS), llamadas telefónicas, WhatsApp u otros servicios de mensajería instantánea, notificaciones del ERP o del CRM, redes sociales, o correo físico.
Origen de la información: Los datos personales utilizados para estos fines podrán provenir de la relación comercial directa con el Titular, de los formularios de vinculación, del sitio web de ILTEC o de la información registrada y actualizada en el ERP de la Compañía.
Exclusión y revocatoria: El Titular podrá, en cualquier momento y de forma gratuita, revocar la autorización u oponerse al envío de comunicaciones comerciales a través del mecanismo de exclusión (enlace de «darse de baja», respuesta «STOP» u opción equivalente) incluido en cada comunicación, o mediante solicitud dirigida a protecciondatos@iltec.co. ILTEC deberá atender dicha solicitud dentro de los términos previstos en el numeral 16 (Reclamos) de esta política.
Menores de edad: ILTEC no dirigirá comunicaciones comerciales, publicitarias o de mercadeo a niños, niñas o adolescentes, salvo que exista autorización expresa de sus representantes legales y se respete el interés superior del menor.
Registro de Números Excluidos (RNE): Antes de contactar a un Titular con fines comerciales o publicitarios a través de mensajes de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web, correo electrónico o llamadas telefónicas, ILTEC consultará el Registro de Números Excluidos (RNE) administrado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), de conformidad con la Ley 2300 de 2023 («Ley Dejen de Fregar») y la Resolución CRC 5050 de 2016 y sus modificaciones, y se abstendrá de contactar los números o correos electrónicos allí inscritos, salvo que el Titular haya otorgado autorización expresa y vigente para dicho contacto o exista una excepción legal aplicable.
ERP y proveedores tecnológicos (Encargados del Tratamiento): Cuando ILTEC utilice su ERP, plataformas de CRM, servicios de envío de correos masivos o de mensajería para la ejecución de campañas de mercadeo, el proveedor de dicha tecnología actuará como Encargado del Tratamiento. En consecuencia, ILTEC deberá: (i) suscribir con dicho proveedor un acuerdo o cláusulas de tratamiento de datos que impongan las obligaciones de confidencialidad y seguridad previstas en la Ley 1581 de 2012; (ii) verificar la ubicación de los servidores donde se aloje la información y, si esta se encuentra fuera de Colombia, dar cumplimiento a las reglas sobre transferencia y transmisión internacional de datos previstas en el numeral 14 de esta política; y (iii) limitar el acceso del proveedor únicamente a los datos estrictamente necesarios para la prestación del servicio contratado.
Conservación: Los datos personales tratados con fines de mercadeo se conservarán mientras se mantenga vigente la autorización del Titular o la relación comercial, o hasta que el Titular ejerza su derecho de revocatoria o supresión, lo que ocurra primero.

Duración del tratamiento y vigencia de las bases de datos

Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuentas las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación.

Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenes con miras a:

Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de ILTEC y de terceros.
En particular, no se utilizarán datos de niños, niñas y adolescentes para el envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o de mercadeo, salvo lo previsto en el numeral 11, literal e) de esta política.

Transferencia internacional de datos personales

Cuando ILTEC envíe, transfiera o transmita datos personales a otro país —incluido el evento en que la información sea alojada o procesada por el proveedor del ERP, del CRM u otras herramientas tecnológicas en servidores ubicados fuera de Colombia—, será necesario contar con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular, salvo que se trate de alguno de los eventos exceptuados por la ley (por ejemplo, cuando el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos reconocidos por la SIC, o cuando la operación se realice en virtud de un contrato de transmisión de datos personales que garantice el cumplimiento de los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012). En todo caso, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados a cumplir esta política deberán verificar el cumplimiento de estas condiciones y dejar constancia de ello.

Consultas

Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en ILTEC se canalizarán a través de protecciondatos@iltec.co

Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

Fecha de recibo de la consulta
Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

Todos los reclamos se canalizarán a través protecciondatos@iltec.co, quien enviará el mismo a la persona competente para que lo resuelva. Si la persona competente es un tercero se le dará traslado del mismo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. ILTEC dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:

Fecha de recibo del reclamo
Nombre de la persona de ILTEC encargada de dar respuesta al reclamo
Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)

Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política. Para la atención de los mismos es necesario que el Titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:

Identificación y dirección del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)

Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Esta política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos y la presente.

Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD

Dando cumplimiento a las disposiciones normativas, ILTEC cumple con el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de acuerdo con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. ILTEC realizará la actualización anual del RNBD dentro de los plazos establecidos por la SIC e inscribirá o actualizará, según corresponda, las bases de datos que se generen con ocasión del uso del ERP para fines de mercadeo.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación (21 de agosto de 2026).

Santiago de Cali, agosto 21 de 2026.